Berichtsheft und Datenschutz: Was darf rein und was nicht?

Im Berichtsheft sollst du deine Tätigkeiten möglichst präzise beschreiben. Doch bei dieser Genauigkeit stößt man schnell an Grenzen: die des Datenschutzes und der Betriebsgeheimnisse. Nicht jede Information, mit der du im Arbeitsalltag zu tun hast, darf auch in deinem Berichtsheft stehen. Wir zeigen dir, wo die roten Linien verlaufen.

Die goldene Regel: Anonymisieren und verallgemeinern

Dein Berichtsheft ist zwar ein offizielles Dokument, es wird aber von mehreren Personen gelesen (Ausbilder, Prüfer der Kammer, eventuell Lehrer). Daher haben sensible Daten darin nichts zu suchen. Die wichtigste Regel lautet: Beschreibe die Tätigkeit, nicht die Person oder das spezifische Geheimnis dahinter.

Was auf keinen Fall ins Berichtsheft gehört

Diese Informationen sind absolut tabu. Ihre Nennung kann nicht nur Ärger mit dem Ausbildungsbetrieb, sondern auch rechtliche Konsequenzen haben.

1. Personenbezogene Daten (DSGVO)

Seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der Schutz personenbezogener Daten besonders streng. Dazu gehören alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Absolut verboten sind:

• Namen von Kunden, Patienten oder Mandanten: Schreibe niemals "Rechnung für Herrn Maier erstellt".
• Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen: Jegliche Kontaktdaten sind tabu.
• Geburtsdaten, Krankheitsinformationen, Kontonummern: Besonders sensible Daten haben im Berichtsheft erst recht nichts verloren.

So machst du es richtig (Beispiele):

• Schlecht: "Für die Kundin Anna Schmidt (Kundennummer 4711) eine Bestellung über 500€ im System erfasst."

• Gut: "Eine Kundenbestellung über Büromaterial im Warenwirtschaftssystem erfasst."

• Schlecht: "Den Patienten Max Mustermann wegen seiner Grippe am Empfang angemeldet."

• Gut: "Patienten am Empfang aufgenommen und die elektronische Gesundheitskarte eingelesen."

2. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse

Jedes Unternehmen hat Informationen, deren Geheimhaltung für den wirtschaftlichen Erfolg entscheidend ist. Die Weitergabe solcher Geheimnisse kann ein Kündigungsgrund sein.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Konkrete Umsatzzahlen, Gewinnmargen, Preislisten: Schreibe nicht "Ein Angebot über 15.000€ mit 20% Marge kalkuliert".
• Interne Strategiepapiere, Marketingkonzepte, Produktentwicklungen: Keine Details über unveröffentlichte Projekte.
• Passwörter, Zugangscodes, interne IT-Sicherheitsmaßnahmen.
• Geheime Rezepturen oder Konstruktionspläne.

So machst du es richtig (Beispiele):

• Schlecht: "Das neue Produkt 'Super-Widget 2.0' nach der geheimen Formel XY zusammengemischt."

• Gut: "Eine Produktprobe nach vorgegebener Rezeptur im Labor hergestellt."

• Schlecht: "Den Serverraum mit dem Code 1234 betreten und ein Backup aufgespielt."

• Gut: "Ein Server-Backup gemäß der internen IT-Richtlinien durchgeführt."

Was ist mit den Namen von Kollegen oder Vorgesetzten?

Auch die Namen von Kollegen oder deinem Ausbilder solltest du im Berichtsheft eher meiden. Es ist nicht streng verboten, aber unüblich und unnötig. Es geht darum, was du gelernt hast, nicht von wem.

• Statt: "Herr Müller hat mir gezeigt, wie man Rechnungen bucht."
• Besser: "Einweisung in die Kreditorenbuchhaltung: Buchen von Eingangsrechnungen."

Im Zweifel: Lieber einmal mehr nachfragen

Wenn du unsicher bist, ob eine Information zu sensibel für dein Berichtsheft ist, frage immer deinen Ausbilder! Er kann am besten einschätzen, welche Informationen als Betriebsgeheimnis gelten und wie du deine Tätigkeiten datenschutzkonform beschreiben kannst.

Das Gespräch mit dem Ausbilder zeigt außerdem, dass du verantwortungsbewusst und sensibel mit dem Thema umgehst – eine Eigenschaft, die in der heutigen Arbeitswelt extrem wichtig ist.

Fazit: Dein Berichtsheft soll deine Lernfortschritte dokumentieren, aber nicht die Geheimnisse deines Ausbildungsbetriebs oder die Daten seiner Kunden preisgeben. Lerne von Anfang an, zwischen der Beschreibung einer Tätigkeit und der Nennung sensibler Details zu unterscheiden. Anonymisieren und verallgemeinern sind die wichtigsten Techniken für ein professionelles und datenschutzkonformes Berichtsheft.