Berichtsheft-Aufbewahrung: Wie lange muss ich es behalten?

Du hast deine Abschlussprüfung erfolgreich bestanden, das Zeugnis in der Hand und die Ausbildung liegt hinter dir. Herzlichen Glückwunsch! Doch was passiert nun mit dem Stapel an Berichtsheften, der dich über die Jahre begleitet hat? Kannst du ihn einfach wegwerfen oder gibt es eine Aufbewahrungsfrist? Wir klären auf.

Die gute Nachricht: Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Für dich als frischgebackene Fachkraft gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Frist, wie lange du dein Berichtsheft nach der Ausbildung aufbewahren musst. Sobald du dein Abschlusszeugnis erhalten hast, hat das Berichtsheft seinen primären Zweck – die Prüfungszulassung – erfüllt.

Im Gegensatz zu Unternehmen, die für Geschäftsunterlagen strenge Aufbewahrungsfristen von sechs oder zehn Jahren einhalten müssen, bist du als Privatperson hier deutlich freier.

Warum es trotzdem sinnvoll sein kann, das Berichtsheft aufzubewahren

Auch wenn du es nicht musst, gibt es einige gute Gründe, dein Berichtsheft nicht sofort in den Papierkorb zu werfen. Wir empfehlen, es zumindest für ein paar Jahre aufzubewahren.

1. Nachweis bei Unklarheiten oder Anfechtungen

Es kommt extrem selten vor, aber theoretisch könnte es nach der Prüfung zu Unstimmigkeiten bezüglich deiner Ausbildung oder der Prüfung selbst kommen. In einem solchen Fall könnte dein lückenlos geführtes und unterschriebenes Berichtsheft als wertvoller Nachweis über den ordnungsgemäßen Verlauf deiner Ausbildung dienen.

2. Grundlage für Bewerbungen

Besonders in der ersten Zeit nach deiner Ausbildung, wenn du noch nicht viel Berufserfahrung gesammelt hast, kann dein Berichtsheft bei Bewerbungen nützlich sein. Du kannst es nutzen, um:

• deinen Lebenslauf zu präzisieren: Welche konkreten Tätigkeiten und Projekte hast du durchgeführt? Dein Berichtsheft ist das perfekte Nachschlagewerk.
• dich auf Vorstellungsgespräche vorzubereiten: Welche besonderen Fähigkeiten hast du erlernt? Welche Software hast du bedient? Ein Blick ins Heft frischt die Erinnerung auf.

Du musst das Heft natürlich nicht der Bewerbung beilegen, aber als persönliches Archiv ist es Gold wert.

3. Persönliches Nachschlagewerk und Erinnerungsstück

Dein Berichtsheft ist eine detaillierte Chronik deiner beruflichen Entwicklung. Vielleicht möchtest du später einmal nachlesen, wann du was gelernt hast. Es kann auch einfach ein schönes Erinnerungsstück an den Start deiner Karriere sein.

Digitale vs. physische Aufbewahrung

• Physisches Berichtsheft: Wenn du dein Heft in Papierform geführt hast, nimmt es natürlich Platz weg. Suche dir einen Ordner, in dem du es trocken und sicher lagern kannst, ohne dass es stört.

• Digitales Berichtsheft: Hier ist die Aufbewahrung am einfachsten. Wenn du eine Berichtsheft-App genutzt hast, bleiben deine Daten meist sicher beim Anbieter gespeichert. Alternativ kannst du dir das gesamte Heft als PDF-Datei herunterladen und auf deiner Festplatte oder in der Cloud archivieren. Das nimmt kaum Platz weg und ist jederzeit verfügbar.

Unsere Empfehlung zur Aufbewahrungsdauer

Wir empfehlen, das Berichtsheft mindestens bis zum Ende der Probezeit bei deinem ersten Arbeitgeber nach der Ausbildung aufzubewahren. Eine noch sicherere Variante ist eine Aufbewahrung von zwei bis drei Jahren.

Nach dieser Zeit hast du in der Regel genug praktische Berufserfahrung gesammelt, sodass die Details deiner Ausbildung für Bewerbungen weniger relevant werden. Der persönliche Wert als Erinnerungsstück bleibt natürlich bestehen.

Fazit: Es gibt keine Pflicht, dein Berichtsheft nach der Ausbildung aufzubewahren. Du könntest es theoretisch sofort entsorgen. Aus praktischen Gründen – als Nachweis, zur Bewerbungsvorbereitung und als persönliches Archiv – ist es jedoch sehr empfehlenswert, es für einige Jahre zu behalten. Besonders in digitaler Form ist die Aufbewahrung unkompliziert und platzsparend.