Berichtsheft und Datenschutz: Was darf der Chef wissen?
Dein Berichtsheft dokumentiert deinen Lernfortschritt und deine Tätigkeiten in der Ausbildung. Aber wie privat sind diese Aufzeichnungen? Was darf dein Ausbilder oder Chef lesen und wo sind die Grenzen? In diesem Artikel klären wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema Berichtsheft und Datenschutz.
Das Berichtsheft ist kein Tagebuch
Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass dein Berichtsheft ein offizielles Dokument deiner Ausbildung ist und kein privates Tagebuch. Es dient dem Nachweis deiner beruflichen Handlungskompetenz. Persönliche Gedanken, Gefühle oder private Erlebnisse gehören hier nicht hinein.
Was darf der Ausbilder einsehen?
Dein Ausbilder hat nicht nur das Recht, sondern sogar die Pflicht, dein Berichtsheft regelmäßig einzusehen und zu kontrollieren. Diese Kontrolle ist notwendig, um sicherzustellen, dass dir alle relevanten Ausbildungsinhalte vermittelt werden und die Ausbildung ordnungsgemäß verläuft. Der Ausbilder darf und muss also alles lesen, was sich auf deine Ausbildungstätigkeiten im Betrieb und in der Berufsschule bezieht.
Gibt es Grenzen?
Ja, die gibt es. Die Kontrolle des Ausbilders beschränkt sich auf die ausbildungsrelevanten Inhalte. Wenn du – was du nicht tun solltest – private Notizen in deinem Berichtsheft machst, die nichts mit der Ausbildung zu tun haben, gehen diese deinen Ausbilder nichts an. Allerdings ist die saubere Trennung in der Praxis oft schwierig, weshalb gilt: Halte dein Berichtsheft rein sachlich und berufsbezogen.
Wie sieht es mit digitalen Berichtsheften aus?
Auch bei digitalen Berichtsheften gelten die gleichen Grundsätze. Der Ausbilder hat einen Zugang zu deinen ausbildungsrelevanten Einträgen, um diese zu prüfen und freizugeben. Private Daten, die du eventuell auf dem gleichen Gerät gespeichert hast, sind für den Ausbilder tabu. Achte bei der Wahl einer Berichtsheft-App oder -Software darauf, dass diese den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht.
Dürfen andere Personen das Berichtsheft einsehen?
Neben deinem Ausbilder dürfen auch andere an der Ausbildung beteiligte Personen dein Berichtsheft einsehen. Dazu gehören:
- Die zuständige Kammer (IHK/HWK): Insbesondere die Mitglieder des Prüfungsausschusses zur Zulassung zur Abschlussprüfung.
- Die Agentur für Arbeit: In bestimmten Fällen kann auch die Berufsberatung Einsicht verlangen.
- Gesetzliche Vertreter: Bei minderjährigen Auszubildenden haben auch die Eltern das Recht, das Berichtsheft einzusehen.
Dein Chef oder andere nicht an der Ausbildung beteiligte Mitarbeiter haben in der Regel kein Recht auf Einsicht.
Fazit: Dein Berichtsheft ist ein offizielles Dokument, das von deinem Ausbilder und anderen autorisierten Personen eingesehen werden darf und muss. Halte deine Einträge daher stets professionell und sachlich. So schützt du deine Privatsphäre und stellst gleichzeitig sicher, dass dein Berichtsheft seinen Zweck als wichtiger Ausbildungsnachweis erfüllt.